EHF Katalog

I Stortingsmelding nr. 36:2008-2009 Det gode innkjøp står det:

Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Kirkedepartementet (FAD) anså bruk av åpne standarder som et grunnleggende element for å skape en velfungerende offentlig sektor, med god intern samhandling og et godt tjenestetilbud til innbyggere og næringsliv.

Målsetningen med dette dokumentet er å definere et felles format for fakturameldinger i det norske markedet, og å legge til rette for en effektiv innføring og utbredelse av elektronisk samhandling i fakturaprosessen basert på disse formatene.

Målgruppen for dokumentet (heretter omtalt som implementeringsveileder) er både faglig og teknisk personell hos brukere som ønsker å sende og motta katalogmelding elektronisk. Dokumentet kan også benyttes av systemleverandør, ERP leverandør og meldingsformidlere.

Dokumentet er inndelt i følgende deler:

Denne revisjonen gjøres tilgjengelig for bruk fra 10. desember 2019. Den vil være obligatorisk fra samme dato.

Versjon 1.0.15 er en revisjon av EHF Katalog 1.0, og dette innebærer at endringene i denne revisjonen er bakoverkompatibel med EHF Katalog 1.0, og dermed at instansdokumenter som er gyldige i henhold til EHF Katalog 1.0 også vil være gyldige i versjon 1.0.15. Det presiseres her at gyldig i henhold til EHF Katalog 1.0 innebærer at det er gyldig i henhold til veilederen til EHF Katalog 1.0, da det er dette som er den normative kilden.

EHF er en forkortelse for Elektronisk handelsformat.

EHF er basert på arbeidet som er gjort i CEN BII. Dette er så videre tilpasset norske forskrifter (bokføringsforskriften) og gjeldene praksis for de ulike aktuelle forretningsprosesser slik disse praktiseres i det norske markedet. Difi arbeider for at hele handelsprosessen skal kunne gjennomføres med EHF dokumenter. Dette gjelder dokumenter både før og etter kontraktsinngåelse.

Dokumenter helt fra anbudskatataloger til kreditnota skal dekkes under EHF paraplyen. I løpet av 2013 vil Difi tilrettelegge for bruk av EHF formatene i det vi kaller post award prosessen, med andre ord prosessen etter at en selger og kjøper har inngått en kontrakt.

Ved å benytte EHF dokumentene skal samhandlingen mellom kjøper og selger være forutsigbar. Elementer fra Katalogen skal man kunne gjenbruke i en ordre, og elementene fra en ordre skal kunne gjenbrukes i en faktura. Dette medfører at man vil få en helhetlig bruk av alle dokumentene som er under EHF paraplyen.

Difi har valgt å basere EHF-formatene på CEN BII og en syntaks implementering basert på Universal Business Language (UBL). UBL er en fritt tilgjengelig standard som ikke innebærer lisenskostnader, og det samme gjelder for EHF.

EHF forvaltes og vedlikeholdes av Difi.

De ulike EHF-formatene nevnt over, inneholder en del felles informasjonselementer. (Leverandør, kunde, vare, etc). Det er viktig at felles informasjon er konsistent i de ulike formatene. Det vil si at elementer med identisk innhold er definert på samme måte og så langt det lar seg gjøre har samme navn. For eksempel vil EHF Fakturaformatene gjenbruke elementer fra katalog og ordre for å sikre konsistens på tvers av meldingene slik at innhold i disse transaksjonene reflekteres i fakturameldingene. På denne måten understøttes en effektiv og automatisert kontroll av faktura mot bakenforliggende transaksjoner.

Bruk av tomme elementer er ikke lov i UBL, som EHF er basert på. Dette skyldes at tomme elementer kan tolkes til å ha mening, f.eks. at et element ikke er tilgjengelig ved utsendelse. I tillegg vil numeriske felt og datofelt ha krav til innhold som vil feile i validering dersom de sendes som tomme elementer.

Ved å benytte PEPPOL Transport Infrastruktur vil man få en effektiv bruk og transport av EHF formatene. PEPPOL Transport Infrastruktur har som utgangspunkt å gjøre det enkelt med handel på tvers av landegrenser. Erfaringen viser også at det er enklere å etablere elektronisk meldingsutveksling internt i Norge, blant annet fordi alle tjenestetilbydere benytter standardprosesser.

Det er viktig å merke seg at alle dokumenter som skal sendes inn i transport infrastrukturen må være validert OK i henhold til Difis validator. Dette kan gjøres enten av dokumentutsteder eller av tjenesteyter på dokumentutsteders vegne.

Tidligere Fornyings- Administrasjons- og Kirkedepartementet (FAD) anbefaler i sitt Rundskriv P-10/2012, at alle statlige virksomheter skal benytte PEPPOL Transport Infrastruktur.

I tråd med den metodiske tilnærmingen som ligger til grunn for EHF formatene (se CEN BII) vil de elektroniske meldingene som inngår i et format bli utvekslet mellom de aktuelle aktørene som en del av en elektronisk samhandlingsprosess – en profil.

En profil er definert som den elektroniske samhandlingsprosess som en aktuell meldingsutveksling er en del av. En profil vil typisk omfatte flere relaterte meldinger som utveksles mellom to parter, men kan i sin enkleste form omfatte utveksling av kun en enkelt melding.

Så langt det har latt seg gjøre benytter EHF seg av profiler utarbeidet av BII eller PEPPOL. Eksempler på relevante profiler er:

De meldinger som utveksles innenfor en profil er tilpasset (engelsk: customized) for å tilfredsstille de krav til innformasjonsinnhold som gjelder for den spesifikke bruken av det aktuelle forretningsdokumentet.

En CustomizationID (tilpasningsidentifikator) benyttes for å identifisere de forretningsregler som gjelder for det aktuelle forretningsdokumentet, dvs. det sett av forretningsregler som ble lagt til grunn av utsteder når dokumentet ble etablert.

Nedenstående eksempel på CustomizationID indikerer at innholdet i den aktuelle meldingen er basert på forretningsregler fastsatt av BII (urn:www.cenbii.eu:transaction:biitrns010:ver2.0), utvidet (extended), tilpasset og presisert av PEPPOL (urn:www.peppol.eu:bis:peppol5a:ver2.0) og ytterligere utvidet, tilpasset og presisert for norske forhold i EHF Faktura veilederen (urn:www.difi.no:ehf:faktura:ver2.0).

Eksempel på CustomizationID dersom det sendes en PEPPOL BIS, ytterligere info om PEPPOL BIS kan finnes på PEPPOL.

Kombinasjonen av registreringer i ELMA og de veiledningene denne registreringen henviser til, gjør at det ikke er behov for å inngå en mer formell samhandlingsavtale mellom avsender og mottaker. Gjennom registreringen i ELMA har en aktør deklarert sin evne og vilje til å ta imot forretningsdokumenter som er satt opp i henhold til den aktuelle veilederen, og alle andre kan derfor fritt velge å sende det aktuelle forretningsdokumentet til denne aktøren.

Ved utveksling av katalog og ordre hvor registrering i ELMA ikke benyttes, anbefales det at bruken av elektroniske meldinger reguleres via kjøpskontrakten (rammeavtalen) eventuelt med en egen samhandlingsavtale som vedlegg. Dette for å knytte den elektroniske samhandlingen mot de merkantile bestemmelsene og dermed få en jevnlig revidering av den elektroniske prosessen.

Difi forbeholder seg retten til å endre nåværende format til et nytt format dersom behovet skulle oppstå. Difi vil publisere informasjon om dette på sine nettsider samt at de vil varsle sine registerte kontakter med e-Post.

Difi forvalter formatet på følgende måte:

De elektroniske meldingene som denne veilederen omfatter er EHF Katalog og EHF Katalogbekreftelse. Kjøper og selger må kunne utveksle begge meldingene elektronisk for å være i overenstemmelse med denne veilederen.

En elektronisk katalog er en strukturert liste med informasjon om varer og tjenester som skal danne grunnlaget for eller understøtte en kjøpshandling. En elektronisk katalog kan dekke ulike funksjoner i forhold til etablering og vedlikehold av kataloginformasjon.

EHF Katalog kan brukes til følgende:

Ved endringer er det anbefalt å erstatte hele katalogen fremfor å oppdatere enkelte kataloglinjer.

En elektronisk katalog med tilstrekkelig informasjon om leverandørens varer og tjenester vil motvirke feilleveranser som påfører både kjøpere og leverandør kostnader.

Som regel vil en elektronisk katalog agere i samhandling med et katalogverktøy og bli eksponert via et søkeverktøy. En søkemotor kan variere i kompleksitet ved at den kan søke i noen eller mange av feltene i den elektroniske katalogen. Jo flere felter det søkes i jo mer presist vil søkeresultatet bli og sikrere en god kjøpsbeslutning.

Denne veilederen dekker kun utveksling av katalogen post-award, dvs. etter at avtale er inngått mellom leverandør og kjøper. Innholdsmessig vil katalogen også kunne brukes pre-award i en tilbudsfase, men da med andre krav til utfylling.

Figurene under viser hvilke funksjoner dekkes av EHF Katalog og hvilke roller som inngår.

Alle meldinger har ProfileID og CustomizationID. ProfileID identifiserer forretningsprosessen meldingen er en del av, CustomizationID identifiserer hvilken dokumenttype meldingen er og hvilke regler meldingen etterlever.

Profiler er knyttet til en forretningsprosess og en eller flere dokumenttyper. Gyldige instansdokumenter må ha både ProfileID og CustomizationID fra samme profil.

I oversikten under er hver dokumenttype knyttet til mottakers rolle når instansdokumenter sendes. Ved registrering i ELMA er det hvilke dokumenttyper mottaker kan motta som registreres.

Katalogprosessen er første del av post-award prosessen og kan beskrives som følgende arbeidsflyt:

Figuren viser katalogprosessen med bruk av EHF katalogmeldingene. Denne prosessen er basert på profil 1 i CENBII (BII01 – Catalogue Only). Denne profilen forutsetter at katalog og katalogbekreftelse blir sendt elektronisk.

Katalogbekreftelse inngår som en del av katalogprosessen som er beskrevet i kapittel 5.4. Katalogbekreftelsen sendes fra katalogmottaker/kjøper til katalogutsteder/leverandør og er en forretningsmessig kvittering for å angi om katalogen og dens innhold er akseptert eller avvist. Dette i motsetning til en teknisk kvittering som brukes for å gi tilbakemelding om at en melding er mottatt.

Det er ikke retur av elektroniske kataloger fra kjøper til leverandør. Hvis en katalog er avslått må ny korrigert katalog sendes inn.

Dersom utveksling av katalog omfatter bruk av et katalogverktøy kan dette være satt opp med en enkel returmelding som beskrevet over, eller med en litt mer avansert dialog mellom kjøper og leverandør.

Kvittering på at en EHF melding er mottatt kan være i form av en e-post, telefon eller en elektronisk kvitteringsmelding. Bruk av elektronisk kvitteringsmelding er beskrevet i kapittel 3.4. Dette må eventuelt avtales spesielt mellom aktørene.

Følgende roller kan angis i formatet. Disse kan innehas av samme aktør eller ulike aktører avhengig av hvordan håndtering av kataloginformasjon er organisert.

Aksjonskode (ActionCode) er en instruksjonskode som angir hvordan varekatalogen skal behandles i det mottagende system. Aksjonskode kan benyttes på hodenivå eller på linjenivå.

Respons tilbake til avsender håndteres som beskrevet under 3.3 Katalogprosess.

Et produkt kan identifiseres på ulike måter avhengig av hva som er tilgjengelig på det tidspunkt katalogen utveksles. Hvilken id som er aktuell kan også være bransjeavhengig. Følgende id’er er mulige i formatet:

Enten Leverandørens artikkelnummer eller Standard artikkelnummer må være med. I tillegg skal Produsents artikkelnummer angis dersom denne er tilgjengelig.

Selve produktnavnet legges i <Name> under <Item> på linjenivå. Lang beskrivelse av en vare skal legges i <Description> under <Item> på linjenivå.

<Name> blir ofte benyttet i ordren fra ordresystemene. Lengden på dette feltet bør ikke overstige 160 tegn da dette er kommunisert ut som maksimalt antall karakterer til de fleste innkjøpssystemer som offentlige virksomheter benytter i dag. Dette feltet overføres også i handlekurven i forbindelse med OCI punchout (round trip).

<Description> bør ikke overstige 2000 tegn da dette også er kommunisert ut som maksimalt antall karakterer til de fleste innkjøpssystemer som offentlige virksomheter benytter i dag. Dette feltet blir ikke overført i OCI punchout og benyttes heller ikke i ordrene, men blir kun presentert for brukeren når produktene vises ved søk i kataloger.

Nøkkelord eller søkeord legges i <Keyword> og gir mulighet for kjøper til å søke seg fram til aktuelle produkter på en intuitiv måte.

<Keyword> kan gjentas uendelig mange ganger for samme produkt, men mange gjentagelser kan vise seg å være krevende for de som skal lage en katalog. Det vil for mange være enklere å legge inn flere nøkkelord i samme <Keyword> tag med skilletegn mellom nøkkelordene. Hvilket skilletegn som skal benyttes må avtales med mottaker av katalogen. Vi anbefaler å benytte «%» som skilletegn siden dette er i bruk i en del sammenhenger allerede.

Det er mulig å angi ulike kvantum og enheter som gjelder for en artikkel eller tjeneste i den aktuelle katalogen. Noen av disse er relatert til bestilling av produktet og andre til logistikk og forpakning.

Følgende kvantum og bestillingsmengder er mulig å angi. For alle kvanta skal det også angis enhet ihht. kodeliste.

Elementnavn i UBL er nevnt i parantes, og er angitt fra CatalogueLine nivå.

For å angi at en vare er såkalt mengdevariabel (F.eks at man bestiller en vare i stk., men blir fakturert i kilo, der en stk. kan være av variabel vekt), anbefales det å sette enhetskoden for pakningskvantum/innhold til kode 31 (catch weight) i henhold til UN Recommondation 20.

Alle priser i formatet er relatert til artikkelen eller tjenesten brukt i den aktuelle katalogen. Det er mulig å angi følgende priselementer:

For alle priser skal det angis valuta i henhold til kodeliste. Dette angis som et attributt, currency, som vist under.

Eksempel på utfylling av prisinformasjon i EHF katalog:

Produkter kan være relatert til hverandre på ulike måter avhengig av om de kan/skal selges sammen med et gitt produkt eller inngår i en produktstruktur. Dette kan angis på følgende måter:

Alle relaterte artikler må også sendes som egne kataloglinjer.

Eksempel på utfylling av relaterte produkter i EHF katalog. ID til det relaterte produktet:

Produktklassifisering kan enten angis i forhold til bransjedefinerte klassifiseringssystemer eller i henhold til regulatoriske krav. Type klassifisering skal angis i attributtet listID.

Klassifisering av produktet i henhold til et aktuelt klassifiseringssystem som f.eks. UNSPSC som er påkrevd i det offentlige. Spesifiseres i feltet ItemClassificationCode.

Dersom produktet er klassifisert som farlig gods skal dette angis med referanse til aktuell klassifiseringskode og link til aktuelt HMS-blad som vedlegg (Attachment).

Framstillere, importører og etterfølgende brukere har plikt til å klassifisere stoffer og stoffblandinger som de bringer i omsetning. Dette gjelder uavhengig av hvilke mengder som framstilles eller importeres. Se informasjon på Klima og Forurensningsdirektoratets (KLIFF) nettside.

I BII og UBL er det referert til UNDG-koder, men aktørene står fritt til å benytte andre klassifiseringssystemer.

I EHF Katalog er det definert felt for å angi MVA-sats pr artikkel. Dette er valgfritt og angis som en kode som definerer aktuell prosentsats. Kjøpere kan stille krav til utfylling av MVA dersom de anser at dette vil gi merverdi for sine bestillere, eller om deres innkjøps-systemer er avhengig av MVA-satsen for å kunne matche ordre med faktura.

Dette må i så fall avtales via kontrakt eller samhandlingsavtale.

Følgende MVA-koder er mulig å angi:

Vedlegg kan sendes på linjenivå i en katalogmelding. Dette kan for eksempel være bilder av et produkt eller andre tilleggsopplysninger.

Siden vedlegg vil kunne øke filstørrelsen på en katalogmelding vesentlig er det anbefalt å sende dette som en ekstern referanse i form av en URI som peker til en nettside.

I EHF katalog er det definert pakningsfelter for å støtte behovet for logistikkinformasjon i formatet, noe som er et behov i mange bransjer i det norske markedet. Disse feltene er ikke obligatoriske, men kan kreves utfylt via inngåtte innkjøpsavtaler.

Pakningsfeltene gir mulighet for å definere ulike pakningsstørrelser for et og samme produkt og retningslinjene for utfylling er som følger:

Offentlige virksomheter stiller krav til miljø, økologisk produsert mat og at grunnleggende menneskerettigheter blir respektert i produksjon og handel av varer (sosialt ansvar eller etisk handel). For å kunne synliggjøre varer som oppfyller noen av disse kriterier er felter i EHF katalogen definert som bærer av disse merker. Merkene er knyttet inn mot hvert produkt/tjeneste på linjenivå. Forskjellige innkjøpssystemers søkemotorer har dermed mulighet å gi kjøper informasjon om varen/tjenestens egenskaper via merkeordningen som kan danne grunnlag for en innkjøpsbeslutning. For mer utfyllende informasjon om merket er det definert et felt per merke til ekstern url-link som kan knyttes til informasjonsside eller produktdatablad for dypere informasjon om merkets krav.

Feltene per produkt er dynamiske det vil si at man kan knytte så mange merker man ønsker til hver varelinje.

Følgende koder er identifisert: http://www.anskaffelser.no/verktoy/koder-bruk-i-ehf-katalog-merkeordninger-miljo-og-samfunnsansvar

Ved innføring av klassifiseringskoder kan også innkjøpsadferd måles ved at ordreformatet bringer med seg miljømerkingen i ordren. Innkjøpssystemet må da fange de ordrelinjer som sendes og kunne presentere disse i statistikkverktøyet som er tilgjengelig for kjøpers organisasjon. Dermed kan de offentlige virksomheters krav i konkurransen kontrolleres og riktig kjøp kan tilstrebes.

Type merkekode (CertificateTypeCode) har ikke noen funksjon i dag, men kan benyttes hvis innkjøpssystemet trenger å gruppere eller styre de forskjellige kodene.

Fysiske egenskaper til et produkt er viktig i logistikk-sammenheng.

Følgende verdier er mulig å angi i formatet:

En erstatningsvare er en vare som erstatter en eksisterende vare som går ut av sortimentet. Dette gjøres ved at eksisterende/gammel vare angis som erstattet (replaced) på den nye varen.

Anbefalt artikkel angis som en tilleggsegenskap med kodeverdi ABF.

Smartform ID angis som en tilleggsegenskap med kodeverdi SmartFormID.

Produktegenskaper som ikke er spesifisert i egne felt kan angis som tilleggsegenskaper med beskrivelse av hva elementet inneholder og selve innholdet.

Eksempler på egenskaper som kan spesifiseres er:

For å angi at ett produkt er sterilt, og hvordan det er sterilisert, anbefales at det kodelisten SterilisationTypeCode benyttes: http://apps.gs1.org/GDD/Pages/clDetails.aspx?semanticURN=urn:gs1:gdd:cl:SterilisationTypeCode&release=2

Informasjonen angis i elementet cac:AdditionalItemProperty i EHF Katalog, der cbc:Name settes til "STERILE", og selve koden i cbc:Value. For å angi at et produkt ikke er sterilt, benyttes koden "NO", se eksempel under.

Korrekt angivelse av allergener handler om liv og helse, det er derfor viktig at alle aktører leser allergen-informasjon likt.

For å sikre felles forståelse av angivelse av allergener anbefaler man å benytte GS1 sin kodeliste "Allergen Type Code".

Nivåer i valideringsprosessen:

Kombinasjonen av ProfileID og CustomizationID i et XML instansdokument definerer hvilke valideringsregler som gjelder for meldingen.

CustomizationID kan utvides med flere element for bransjespesikke og firmaspesifikke valideringsregler.

Difis Validator er et program som brukes til å validere EHF XML-filer.

Informasjon om tjenesten her: https://vefa.difi.no/ehf/knowledge-base/validation/

Vedlagt er formatstruktur for aktuelle meldinger.

Gjeldende kodelister for EHF:

UBL 2.1 Schema som denne implementasjonsguiden baserer seg på er tilgjengelig fra OASIS.

Ved validering vil syntaksvalidering gjøres mot aktuelle schema.

For mer informasjon om UBL 2.1 henviser vi til standarden. Ytterligere ressurser er også tilgjengelig.

Valideringsfiler basert på Schematron er tilgjengelig i vårt Github-repoistory. Release "2021-02-15" inneholder gjeldende versjon og branch "master" inneholder utvikling og høring.

Fra og med release 2016-11-15 distribueres valideringsfiler som Schematron i stedet for XSLT.

Eksempelfiler er gjort tilgjengelig for å hjelpe utviklere. Eksempelfiler for denne implementasjonsguiden er inkludert i eksempelfil-pakken.